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Con la llegada del calor y la mente puesta en las vacaciones, muchas sociedades deben celebrar sus juntas generales ordinarias para aprobar las cuentas anuales del ejercicio. Pues bien, conviene recordar el derecho que corresponde a los socios (el 5% en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada y el 1% en el de las sociedades anónimas) de solicitar la presencia de un Notario que levante acta de la reunión.
Una alternativa que resulta altamente recomendable en situaciones en las que exista un conflicto entre los socios. Por un lado, para evitar actuaciones desagradables durante la celebración de la junta, ya que la presencia del Notario ayuda a mitigar la tensión o agresividad que en ocasiones puede mostrar algún socio. Por otro, porque la fe pública notarial es útil para dejar constancia fehaciente de lo que realmente ha sucedido en la junta general.
El acta notarial es un documento público (con el valor añadido que ello conlleva) que recoge por escrito la existencia, válida formación y el contenido de lo acontecido en la junta. El Notario interviene una vez juzgue la capacidad del interesado y verifique la legalidad de la convocatoria. Y tras personarse en la junta, se asegurará de la identidad del presidente y del secretario, así como de la declaración del presidente de la correcta constitución de la junta. Sin embargo, no le compete controlar cuál es el número de socios concurrentes a la reunión o de su participación en el capital social; una tarea que corresponde al presidente de la junta. A este respecto, el Notario hará constar las reservas o protestas que los socios pudieran hacer sobre las manifestaciones realizadas por el presidente.
Asimismo, recogerá tanto las propuestas de acuerdo sometidas a votación como los acuerdos que se adopten, con la manifestación del presidente del resultado de las votaciones. De igual modo, registrará el sentido general de las manifestaciones cuando así se le solicite y el tenor literal cuando se le entregase texto escrito, por lo que resulta más que aconsejable, cuando proceda, llevar a las juntas manifestaciones por escrito, que por un lado agilizarán el devenir de la junta y, por otro, reflejarán con exactitud el sentir del socio.
Por último, conviene recordar que los Notarios no califican la legalidad de los hechos que acontecen, aunque cuando detecten la concurrencia de circunstancias o hechos que pudieran ser constitutivos de delito podrán interrumpir su actuación haciéndolo constar en el acta.
Normalmente, transcurridos unos días desde su celebración, el Notario -con base a las notas tomadas en la junta- extenderá el acta, que no requiere su aprobación por los socios ni precisa ser firmada por el presidente y el secretario de la junta.
Y es que el acta notarial es un recurso de gran utilidad para dejar constancia acreditada de lo acaecido en la junta, donde un funcionario público dotado de fe pública constata y documenta lo sucedido con la seguridad jurídica y probatoria que ello comporta. Porque viajar al Caribe en estas fechas puede costar más de 1.000 euros, pero irse de vacaciones con la mente tranquila no tiene precio.
